[중소기업 꿀팁4] - 거래명세서 작성<무료양식 첨부>

안녕하세요 촉촉입니다~

오늘은 즐거운 불금 ! 이제 다음주면 설연휴가 다가오네요~

이번 설연휴는 주말포함 5일! ㅎㅎㅎ 코로나가 좀 잠잠해 져야하는데요ㅜ

저는 집콕예정이랍니다. 내려가시는분들 있다면 방역수칙 지켜서 조심히 다녀오세요^^

그렇다면, 오늘의 주제는 뭘까요?

바로 거래명세서에 대해서 알아보려합니다.~~ 직장에서는 일하시는분들이라면 한번쯤은 접해볼수있는 서류인데요~

아주 간단하고 쉬우니 잘 따라와보세요~~설명후에 맨아래에는 무료 거래명세서 파일을 첨부해드릴예정이니 끝까지 읽어주세요!

그럼 Start~~~~~~!!!

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1.거래명세서란 무엇일까요?

거래명세서(specification on transaction, 去來明細書)란 공급한 자와 공급받은 자의 인적사항, 거래일자, 거래내용, 공급가액, 세액 등이 기재된 명세서를 말한다. 이는 거래처와의 거래 시 이를 증명하기 위해 사용하는 것으로 대다수의 기업에서 거래내역을 기록하는 장부

 

2.거래명세서의 필요성?

세무서에서 매입 거래에 대하여 자료상을 통한 무자료 가공거래를 적발하기 위하여, 매입세액부당공제 혐의가 있다고 판단되면 소명자료 제출을 요구하게 된다.

소명자료 제출 시, 세금계산서와는 별도로 매입행위 자체가 정당하다는 가장 객관적인 자료인 은행 송금증 혹은 입금표와 함께 거래명세서를 제출한다. 따라서 거래명세서 또한 사적증빙으로 가치가 있으므로 회사 내부관리 차원에서 거래명세서도 세금계산서와 같이 별도로 관리하는 것이 유리할 것이다.

세금계산서처럼 법적증빙 이외의 거래명세서 등의 자료는 납세자와 과세관청 사이의 분쟁 시 실질과세의 원칙에 의해 납세자의 측면에서는 일종의 안전장치의 역할을 하는 것이라고 보면 되는 것이다.

 

1) 사적증빙
세법에서는 인정받을 수 없으나 거래처와 거래사실을 객관적으로 입증하고 법적인 문제가 생겼을 경우 거래사실을 확인하는 주요 증빙으로, 거래명세서와 같은 거래증빙과 기안서나 품의서 같은 내부증빙으로 구분할 수 있다.

2) 실질과세원칙
세법은 실질에 따라 과세소득을 산정하고 또 진실한 소득자에게 조세를 부과하도록 규정하고 있다. 소득귀속자의 실질과세는 과세소득이 누구에게 귀속되는가를 결정하여 과세하는 것이며, 거래형태의 실질과세는 거래형태를 분석하고 그 실체를 파악하여, 경제적 실질에 따라 거래내용을 포착하여 과세하는 것이다.

 

 

3.거래명세서의 작성 및 보관법?

1) 거래명세서 작성
거래처에 상품 등을 거래한 경우 통상적으로 세금계산서와 거래명세서를 함께 발행한다. 원본 거래명세서는 상품을 매입하는 거래처에 세금계산서(공급받는 자 보관용)과 함께 발행하며, 공급자는 세금계산서(공급자보관용)과 거래명세서 사본을 가지고 처리를 한다.

거래명세서는 증빙자료로 사용하는 부분 외에도 상품의 품목수가 많아 세금계산서에 내용을 기입하기 어려운 경우 상세내역을 기입하여 보관하기 위해 작성한다. 즉 세금계산서에 납품품목들을 모두 기록할 수 있다면 굳이 거래명세서를 작성할 필요가 없다.

월말에 세금계산서를 한 장으로 발행하는 경우, 납품 때는 세금계산서를 제외한 거래명세서만 작성하기도 한다.

2) 거래명세서 보관
일반적으로 기업에서는 거래명세서를 세금 계산서 뒷면에 붙여서 보관한다. 회사자체에서 부가가치세 신고할 때에는 세금계산서철은 추후 부가가치세 불부합자료에 대한 소명자료로 반드시 필요하므로 세금계산서철을 별도로 만들어 잘 보관해야 한다.

 

4.거래증빙 서류의 종류?

1) 거래명세서
거래명세서는 위에서 설명한 바와 같이 공급한 자와 공급받은 자의 거래사항을 기재한 명세서를 말한다. 공급자와 공급받는 자의 인적사항, 거래일자, 거래내용, 공급가액, 세액, 비고 등이 기재된 거래명세서는 거래처와의 거래사실을 확인하는 증빙이나, 법적인 구속력을 갖는 것은 아니므로 반드시 법적 증빙인 세금계산서를 교부 또는 수취해야 한다.

2) 세금계산서
세금계산서는 부가가치세법규정에 의해 교부하는 증빙서류로서 공급가액과 부가가치세액이 반드시 별도로 구분표시 되어 있다. 또한 공급하는 사업자의 등록번호와 성명, 공급받는 자의 등록번호, 공급가액과 부가가치세액, 작성연월일은 반드시 기재되어야 한다. 이러한 세금계산서는 일반과세자만이 발행할 수 있으며 간이과세자나 면세사업자는 세금계산서를 발행할 수 없다. 세금계산서는 매입세액을 공제받기 위하여 꼭 필요한 핵심 서류이다.

3) 계산서
계산서는 소득세법 및 법인세법에 의해 교부하는 증빙서류로서 부가가치세액을 별도로 표시하지 않고 공급가액만 표시한다. 따라서 세금계산서와는 달리 매입세액을 공제할 수 있는 증빙서류가 되지 못한다. 계산서를 교부할 수 있는 자는 부가가치세가 면제되는 면세 사업자로 국한되며 과세사업자가 면세사업을 겸영하는 경우 면세사업에 대해서는 계산서를 발행할 수 있다.

4) 간이영수증
간이영수증은 공급받는 자의 등록번호와 부가가치세액을 별도로 기재하지 않는 증빙서류이다. 따라서 부가가치세가 포함된 금액을 영수증에 기재하며 부가가치세를 신고할 때 매입세액공제를 받을 수 없다. 흔히 간이 영수증이라고 하는데 영수증을 교부할 수 있는 자는 간이과세자이거나 또는 일반과세자 중 소매업, 음식점업, 숙박업처럼 주로 사업자가 아닌 소비자에게 재화 또는 용역을 공급하는 사업자들이다.

5) 현금영수증
일정 한도의 현금영수증에 대하여 소득공제나 세액공제의 혜택을 주는 제도이다. 현금거래를 명확히 하여 세금을 투명하게 부과하기 위한 제도로써 현금영수증을 발급 받으려면 신원을 확인할 수 있는 카드나 주민등록증 · 휴대폰 번호 등을 제시해야 한다. 현금영수증은 신용카드 단말기로 발급되며 카드영수증과 구별하기 위하여 영수증 상단에 ‘현금(소득공제)’ 또는 ‘현금(지출증빙)’이라는 내용이 기재된다. 소비자가 개인인 경우에 소득공제, 사업자인 경우에 지출증빙이 표시된다.

 

5.거래명세서 작성시 유의사항?

① 거래일자
거래일자는 거래가 실제로 이루어진 날짜를 적는다.

② 공급받는자, 공급자
거래처와의 거래사실을 서로 확인하는 부분으로 공급받는 자의 상호(명), 사업장 주소, 전화번호, 합계금액 등을 기입하고, 공급자는 등록번호 란에 사업자등록번호를 기재하고 상호, 성명 사업장 주소 등을 함께 기입한다.

③ 거래내역
‘월일’에는 거래가 일어난 날짜를 기입하고 ‘품목’ 란에는 공급가액이 가장 큰 품목 순으로 기재하며, ‘금액’은 양식에 따라(공급가액/세액)을 분리하여 기입하는 경우도 있다.

이러한 경우 부가가치세(vat)를 포함하거나, 별도로 계산하는 방법에 따라 기입금액에 차이가 있을 수 있다.

 

<출처> 네이버 지식백과, 에스폼 서식사전

 

 

잘 보셨나요~~? 작성법과 유의사항 지키셔서

회사에서 잘 작성하셔서 보관하시기 바랍니다~^^

거래명세표 파일 첨부하고 마무리 할게요 앗뇽!

거래명세표 작성파일3.xlsx

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